Questions sur la marche à suivre

• Comment enregistrer un CH-Login ?

  Pour enregistrer un CH-LOGIN
  Cette vidéo montre comment accéder aux applications web de la Confédération qui requièrent un Login. Nous vous accompagnons tout au long de l’enregistrement pour activer CH-LOGIN, en prenant l’exemple de www.job-room.ch. CH-LOGIN est votre clé personnelle pour accéder aux applications de la Confédération.

   

• Comment connecter une entreprise ou une fondation à EasyGov ?

  Vidéo : Onboarding EasyGov (MP4, 1.5 MB, 07.06.2022)

  1. Enregistrez-vous sur EasyGov (voir la vidéo ci-dessus « Comment enregistrer un CH-Login ? »
  2. Inscrivez-vous sur EasyGov et cliquez sur le bouton bleu « Cliquer ici pour démarrer ».
  3. Sélectionnez le bouton bleu « Cliquez ici pour connecter une entreprise existante ».
  4. Entrez dans le champ de recherche le nom de votre entreprise/fondation ou le numéro IDE.
  5. Sélectionnez votre entreprise ou votre fondation et cliquez sur le bouton marron « Connecter ».

   

  Marche à suivre
  Vous recevrez ces prochains jours une lettre de procuration au siège de votre entreprise ou de votre fondation. Veuillez signer cette procuration et la retourner en utilisant l’enveloppe-réponse ci-jointe. Attention : votre entreprise ou fondation ne peut être activée sur EasyGov qu’après renvoi de ladite procuration. Cette étape est indispensable pour assurer la sécurité de ses données. Merci de votre compréhension !

• Que coûte l’utilisation d’EasyGov ?

  L’utilisation d’EasyGov est gratuite. Elle peut toutefois engendrer des coûts indirects, tels que les frais d’inscription au registre du commerce, le paiement de la TVA sur le chiffre d’affaires ou les cotisations AVS sur le revenu. Sachez que vous n’y échappez pas même en passant par la voie traditionnelle. Vous inscrire via EasyGov n’est pas plus cher et a l’avantage de vous faire gagner du temps, précieux pour vos activités.

• Comment fonctionne EasyGov ?

  EasyGov vous guide de manière interactive à travers les différents écrans de saisie. Des explications et des exemples contextuels vous aident au fil du processus. À la fin, vous avez l’occasion de contrôler les données avant de les transmettre par voie électronique ou d’imprimer un formulaire prêt à signer.

• Comment savoir si une inscription au registre du commerce, à une assurance ou à la TVA s’est déroulée correctement ?

  Une fois inscrit(e) sur EasyGov, vous pouvez effectuer n’importe quelle procédure administrative depuis votre cockpit personnel EasyGov. Grâce à ce dernier, vous pouvez voir à tout moment quel processus est en cours et quel processus est terminé avec succès. Le service compétent décide ensuite de la recevabilité de chaque inscription et confirme généralement celle-ci dans les jours suivants, ou vous contacte en cas de questions.

• Puis-je utiliser EasyGov sans m’inscrire ?

  EasyGov n’est pas un portail d’information, mais un portail destiné à faciliter les transac-tions administratives. Pour utiliser EasyGov, vous devez vous inscrire. Les informations destinées aux petites et moyennes entreprises figurent sur le portail PME du SECO.

Questions de fond

• Qui reçoit un numéro d'identification des entreprises (IDE) et comment?

  Toute entreprise ou institution s’annonçant à une unité administrative connectée au registre IDE se voit délivrer un IDE.

  IDE – Informations aux entreprises (OFS)

• Mon entreprise a déménagé. Pourquoi ne puis-je pas modifier l’adresse dans le cockpit EasyGov ?

  Les modifications de siège et de domicile concernent toutes les formes de sociétés en Suisse et doivent être notifiées auprès de l’office du registre du commerce compétent. La procédure « Déménagement d’entreprise » devrait être disponible fin 2023 sur EasyGov.

• À quelles inscriptions puis-je procéder sur EasyGov en vue de créer une entreprise ?

  EasyGov permet la création d’entreprises individuelles, des sociétés à responsabilité limitée, des sociétés anonymes, des sociétés collectives et des sociétés en commandite, et d’effectuer les inscriptions nécessaires suivantes :

  • caisse de compensation AVS, TVA et assurance-accidents (toutes formes juridiques) ;
  • registre du commerce (pour les entreprises individuelles, les sociétés collectives et les sociétés en commandite). Pour créer une Sàrl ou une SA sur EasyGov, il faut d’abord donner mandat à un notaire. L’inscription au registre du commerce n’a lieu qu’après l’établissement de l’acte de fondation chez celui-ci.

• Où puis-je me renseigner sur les différentes assurances et les modes d’imposition ?

  Le portail PME du SECO décrit de manière claire et compréhensible les différentes assu-rances et les modes d’imposition.

• Puis-je créer une association ou une fondation sur EasyGov ?

  Actuellement, la création d’entreprise proprement dite, qui équivaut à l’inscription au re-gistre du commerce, peut être effectuée sur EasyGov pour les catégories suivantes : en-treprises individuelles, sociétés à responsabilité limitée, sociétés collectives, sociétés en commandite et sociétés anonymes. Il n’existe à ce jour aucune offre pour d’autres formes juridiques, telles que les associations ou les fondations.

• Comment déterminer la forme juridique optimale pour mon entreprise ?

  Le portail PME du SECO propose à cet effet un comparateur de formes juridiques. Un tableau présente les avantages et les inconvénients de chacune d’entre elles.

• Où puis-je obtenir d’autres conseils sur la création d’entreprise ?

  Les fiduciaires, les notaires et les services cantonaux de promotion économique peuvent vous renseigner sur la création d’entreprise et vous soutenir activement dans votre démarche. Vous avez également la possibilité d’octroyer à une fiduciaire sur EasyGov des droits d’accès à votre entreprise pour qu’elle y gère en votre nom les données de votre entreprise.

• Puis-je aussi procéder sur EasyGov à des modifications portant sur des entreprises existantes ?

  Oui, un grand nombre de démarches administratives peuvent être effectuées électroni-quement sur EasyGov pour des entreprises existantes. Les opérations suivantes sont aujourd’hui possibles : Prestations offertes par EasyGov

• Comment puis-je inscrire une entreprise existante sur EasyGov ?

  Une fois inscrit(e) sur EasyGov, vous pouvez demander des droits d’administration pour une société existante. Cette demande déclenche un processus de procuration écrite par voie postale, nécessaire pour assurer la sécurité de vos données commerciales (voir la vidéo ci-dessus « Comment connecter une entreprise ou une fondation à EasyGov ? »).

• Mon domicile est à l’étranger. Puis-je tout de même créer une entreprise en Suisse ?

  Les autorités du canton dans lequel vous souhaitez créer votre entreprise vous rensei-gneront de manière détaillée. Le portail PME du SECO aborde brièvement cette ques-tion.

Fondations et organes de révision

• eESA: Onboarding EasyGov, conseils pratiques, vidéos explicatives, fiches d'information et formulaires

  Conditions d’utilisation des prestations eESA (PDF, 142 kB, 03.06.2022)
  Les conditions d’utilisation s’appliquent à l’ensemble des fondations et des organes de révision enregistrés sur EasyGov qui les ont acceptées en validant la déclaration correspondante et qui utilisent les prestations eESA.

  Vidéo – Consentement à la communication électronique sur EasyGov (GIF, 12 MB, 01.06.2022)
  Vous avez des problèmes pour donner votre consentement à la communication électronique sur EasyGov ? Cette courte vidéo sous forme de Gif animé vous montre comment faire.

  Explications relatives aux questions et aux formulaires (PDF, 146 kB, 02.06.2022)
  Les explications relatives aux formulaires fournissent des indications pratiques concernant le contenu des questions. Le document est classé selon les formulaires A – G et renvoie à chaque fois au numéro de la question dans le formulaire correspondant.

  Vidéo de prévisualisation des questions dans EasyGov pour le rapport annuel (MP4, 4 MB, 24.06.2022)
  La vidéo suivante montre, à l’aide d’un exemple fictif, le processus de saisie d’un rapport annuel par une fondation sur EasyGov ainsi que toutes les questions qui y sont posées. Toutes les données sont fictives et n’ont rien en commun avec la fondation choisie.

  Mémento – introduction d’un portail en ligne pour les fondations soumises à la surveillance de l’ASF (PDF, 655 kB, 03.06.2022)

  Mémento – envoi à l’ASF par courrier postal (PDF, 180 kB, 17.12.2021)

  Dans le cadre de son projet de numérisation eESA, l’Autorité fédérale de surveillance des fondations ASF a mis en service de nouvelles fonctions numériques, en mai 2022. Cela change d’une part les processus internes de l’ASF, et d’autre part la communication avec l’ASF pour vous en tant que fondation ou société de révision. Jusqu’à présent, vous communiquiez avec l’ASF dans le cadre des affaires de la fondation, principalement par courrier postal ou électronique. Désormais, vous aurez deux possibilités : (1) la communication numérique via EasyGov ou (2) la communication postale via des formulaires.

  Le premier mémento présente le nouveau chemin numérique et décrit en particulier comment les fondations et les sociétés de révision peuvent s’inscrire dès aujourd’hui à EasyGov afin d’être préparées de manière optimale à l’eESA.

  Le deuxième méménto résume ce dont les fondations devront tenir compte dès le 1er janvier 2022 dans leurs échanges postaux avec l’ESA.

  Vous trouverez de plus amples informations (techniques) sur le site web de l’ESA : Questions et réponses

• Comment connecter une fondation à EasyGov ?

  Vidéo : Onboarding EasyGov (MP4, 1.5 MB, 07.06.2022)

  1. Enregistrez-vous sur EasyGov (voir la vidéo ci-dessus « Comment enregistrer un CH-Login ? »
  2. Inscrivez-vous sur EasyGov et cliquez sur le bouton bleu « Cliquer ici pour démarrer ».
  3. Sélectionnez le bouton bleu « Cliquez ici pour connecter une entreprise existante ».
  4. Entrez dans le champ de recherche le nom de votre fondation/entreprise ou le numéro IDE.
  5. Sélectionnez votre fondation ou votre entreprise et cliquez sur le bouton marron « Connecter ».

   

  Marche à suivre
  Vous recevrez ces prochains jours une lettre de procuration au siège de votre fondation ou de votre entreprise. Veuillez signer cette procuration et la retourner en utilisant l’enveloppe-réponse ci-jointe. Attention : votre fondation ou entreprise ne peut être activée sur EasyGov qu’après renvoi de ladite procuration. Cette étape est indispensable pour assurer la sécurité de ses données. Merci de votre compréhension !

• Message d’erreur : Les données ne correspondent pas à celles de l'organe de révision. Que faire ?

  Ce message d’erreur concerne les données que vous et l’organe de révision avez saisies concernant le total des capitaux propres, le total des capitaux étrangers et/ou le total du bilan. Celles-ci doivent correspondre. Il s’agit peut-être d’une simple erreur d’arrondi qui déclenche ce message d’erreur.

  Il se peut que l’organe de révision ait déjà complété sa partie des données avant que vous ne les saisissiez. Si vos données à l’écran 5 ne correspondent pas à celles de votre organe de révision et que le message d’erreur apparaît, nous vous recommandons de prendre contact avec votre organe de révision. Vous ou l’organe de révision pouvez alors adapter les données : vous pouvez l’adapter via l’écran 5, votre organe de révision via « Corriger les données » sur l’écran 4, auquel on peut accéder via l’onglet « Procédures archivées » dans le cockpit.

  Il se peut également que l’organe de révision ne saisisse ses données qu’après que vous ayez déjà complété votre saisie de données et que vous ayez déjà atteint l’écran 8. Après consultation préalable avec l’organe de révision, vous pouvez corriger les données en cliquant sur le bouton « Corriger les données » à l’écran 8 avant la clôture du rapport annuel de gestion. Les autres données que vous avez saisies restent enregistrées.

Autorisations pour les prestations des autorités

• En tant qu’utilisateur ou utilisatrice, puis-je lancer toutes les démarches administratives ?

  Seules les personnes disposant d’un accès complet peuvent lancer toutes les démarches administratives. Celles dont l’accès est restreint ne peuvent solliciter ou amorcer que des prestations administratives pour lesquelles elles ont obtenu un accès intégral de la part d’un utilisateur ou d’une utilisatrice.

• Comment puis-je limiter les droits d’accès des collaborateurs ayant un accès EasyGov ?

  Vous trouverez dans le menu « Gestion du compte » de votre organisation toutes les personnes autorisées ainsi que la possibilité d’en inviter d’autres. Les droits d’accès peuvent être paramétrés soit lors de l’envoi de l’invitation, soit a posteriori par le biais de la fonction « Modifier les autorisations.

  

  

• Comment puis-je obtenir un droit d’accès si l’entreprise est déjà enregistrée sur EasyGov mais qu’en tant que nouvel utilisateur / nouvelle utilisatrice, je ne sais pas qui administre EasyGov au sein de l’entreprise en question ?

  Recherchez l’organisation avec laquelle vous souhaitez vous connecter puis cliquez sur « Prendre contact ».

  

Questions techniques

• L’adresse électronique que j’ai saisie n’ayant pas encore été vérifiée, je ne peux pas me connecter.

  Causes possibles :

  • le courriel a été considéré comme indésirable, car il contient un lien hypertexte ;
  • vous avez mal tapé votre adresse électronique lors de votre inscription ;
  • votre boîte de réception est pleine, si bien que vous ne recevez plus aucun nou-veau message ;
  • pour diverses raisons, l’acheminement du message vous étant destiné peut avoir été retardé.

• Puis-je également traiter mes données sur EasyGov avec une tablette ou un smart-phone ?

  Tout à fait. Toutefois, le champ visuel est plus limité pour la saisie de données. Il est donc recommandé d’utiliser un ordinateur de bureau pour l’administration des données.

• Puis-je interrompre un processus sans perdre toutes les données déjà saisies ?

  Oui, c’est possible. Cliquez sur « Suivant » pour sauvegarder les données affichées à l’écran. Toutes les données enregistrées seront de nouveau disponibles à votre pro-chaine connexion.

• J’ai oublié mon mot de passe. Comment en obtenir un nouveau ?

  Utilisez la fonction « Mot de passe oublié ? » sur la page de connexion.

• Comment s’y prendre pour accomplir des démarches entièrement électroniques sur EasyGov ?

  Certaines démarches administratives sur EasyGov exigent une signature juridiquement valable de l’utilisateur. Pour pouvoir ces certaines démarches de manière entièrement électronique (sans imprimer et envoyer le document par la poste), l’utilisateur doit être titulaire d’une signature électronique qualifiée.

• Faut-il une signature manuscrite? N’est-il pas possible d’éviter le déplacement à la Poste ?

  Certaines démarches administratives sur EasyGov exigent une signature juridiquement valable de l’utilisateur. Pour pouvoir ces certaines démarches de manière entièrement électronique (sans imprimer et envoyer le document par la poste), l’utilisateur doit être titulaire d’une signature électronique qualifiée.

• Qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée ?

  Conformément à l’art. 14, al. 2^bis, du Code des obligations (CO), la signature électronique qualifiée est assimilée à la signature manuscrite. La signature électronique qualifiée est définie par la loi sur la signature électronique (SCSE).

  La liste des prestataires reconnus qui la proposent est publiée par le Service d’accréditation Suisse (SAS).

• Quels sont les fournisseurs de signatures électroniques (SCSE) ?

  Actuellement, les prestataires suivants proposent des solutions de signatures électroniques en Suisse :

  Signature électronique (QES)

Informations et liens complémentaires

• Quelle est l'adresse de retour à EasyGov pour les formulaires d'autorisation ?

  Dienstleistungszentrum Datenerfassung BFS
  EasyGov.swiss
  Postfach 950
  8901 Urdorf
  SCHWEIZ

• Existe-t-il des offres spécifiques pour les femmes entrepreneurs ?

  Des liens intéressants vers des informations et des possibilités de réseautage figurent sur le portail PME du SECO.

• Je ne trouve pas de réponse à ma question dans cette FAQ. Qui peut m’aider ?

  Veuillez contacter le service d’assistance d’EasyGov.